Hoe je terug meer tijd en rust voor jezelf creëert in je werkleven

Tijd lijkt voorbij te vliegen. We lijken van de ene verplichting naar de andere verplichting te lopen. Of het nu het nu gaat om het beantwoorden van emails, berichten van geliefden of andere professionele verplichtingen, het lijkt gewoonweg niet te stoppen. Niet alleen voelt dit enorm overweldigend, maar tijd voor onszelf lijkt een luxe te zijn die we niet meer gekend hebben sinds onze kindertijd.

Toch hoeft deze continue modus van stress en overweldiging niet onze standaardmodus te zijn. Dit is een post over alle technieken die ik heb toegepast over de jaren heen die mij helpen om mijn tijd terug te winnen en met een meer rustiger en helder hoofd door mijn leven kan gaan.

Hoe je je tijd kunt beschermen

Veel van de binnenkomende informatie, vragen en taken voelen verplicht aan. Maar zijn ze dat ook echt?

Het voelt niet altijd zo aan, maar veel van deze binnenkomende informatie is heel vaak ruis. Ruis dat niet relevant is voor jou als persoon, voor je job, je mentale gezondheid en al zeker niet voor je eigen doelen en dromen. Maar waarom spenderen we er dan zoveel tijd aan? Dat is omdat we zelf niet diegene zijn die deze acties starten, maar omdat ze op ons worden opgedrongen.

Deze externe prikkels komen in verschillende smaken en vormen, maar de meestvoorkomende is in de vorm van notificaties. Ze komen op willekeurige momenten naar boven en creëren op dat moment een onweerstaanbare nieuwsgierigheid. Het is werkelijk zo goed als onmogelijk op dat moment voor onze hersenen om deze binnenkomende informatie te negeren. Want wat als het dringend is? Wat als het gigantisch belangrijk is? Het blijft uiteraard niet met het checken van die ene notificatie. De ene afleiding leidt ons naar de volgende afleiding en voor dat we het weten, zijn we weer een half uur verder.

We kunnen dus ofwel ons volledig overgeven en toegeven dat we weerloos zijn tegen deze prikkels ofwel kunnen we deze verslavende applicaties en notificaties aanpakken bij de bron van het probleem. En de bron, welja, zijn uiteraard de notificaties zelf.

Klinkt dit extreem? "Wat als er iets belangrijks gebeurt en ik het mis?" hoor ik je al zeggen. Het afzetten of aanpassen van notificaties wilt niet noodzakelijk zeggen dat we geen informatie meer consumeren, maar eerder dat we van reactieve consumptie naar proactieve consumptie gaan. Dat wilt zeggen dat we zelf bepalen wanneer we iets bekijken en verwerken in plaats van dat dit voor ons wordt bepaald.

Hoe je een communicatiehiërarchie op basis van urgentie creëert

In plaats van iedereen en elke willekeurige applicatie je aandacht te verstoren op elk willekeurig moment, kun je een hiërarchie en een volgorde van urgentie creëeren op basis van het communicatiekanaal. Hoe minder belangrijk het kanaal, hoe meer we de notificaties zullen blokkeren. Maar omgekeerd gaan we ook de belangrijkste communicatiekanaal de notificatie zo krachtig mogelijk maken. In mijn geval zijn dat oproepen op mijn privételefoon. Daar heb ik de beltoon op luid staan en trillen aan. Dit zorgt dus voor de nodige contrast dat als we gestoord worden dat de kans groot is dat dit dringend is én dat we van onbelangrijke kanalen (bv notificaties van sociale media) deze helemaal niet zien, tenzij we zelf de applicatie openen.

Hieronder is een concreet voorbeeld van hoe ik mijn instellingen en regels heb opgesteld.

Dit zal afhankelijk van je werk, afhankelijk van je privéomstandigheden en unieke situatie er helemaal anders kunnen uitzien. Het belangrijkste is dat je begint met een volgorde en prioriteit te creëren van je belangrijkste kanalen en je minder belangrijke kanalen te doven.

Hoe snel ik antwoord is uiteraard een richtlijn, niet per se iets waar ik me op blindstaar of heel hard toepas. Het allerbelangrijkste is om zeker in het begin de verwachtingen van collega's en geliefden bij te stellen. In het begin kan dit wel wat voor weerstand zorgen, maar zoals je zult merken zullen ze na een tijdje de juiste kanalen voor de juiste prioriteiten gebruiken.

Mijn vrienden en familie weten bijvoorbeeld dat als ze mij dringend moeten bereiken dat ik altijd beschikbaar ben via mijn telefoon. Het ironische is dat ik véél beter bereikbaar ben dan ervoor. Want nu weet ik dat als ik mijn telefoon hoor rinkelen en het is iemand uit mijn lijst dat het dringend is en neem ik altijd op.

Hoeveel mensen ken je die de hele tijd op hun gsm zitten, maar als je het belt nooit van de eerste keer opnemen? Ze zijn de hele tijd verbonden, maar zijn eigenlijk helemaal niet zo goed bereikbaar voor dringende zaken. Ze hebben helemaal geen hiërarchie in hun communicatiekanalen. Als alles belangrijk wordt, is niets meer belangrijk.

Zo krijg je terug helderheid en focus op je werk

Velen onder ons denken dat we goede multitaskers zijn en dat we heel veel werk verzetten door de hele tijd zoveel mogelijk taken te verzetten. De pijnlijke realiteit is dat er blijkbaar niet zoiets bestaat als taken tegelijkertijd doen. Wat we echt doen is heel snel schakelen tussen verschillende taken.

Hetgeen wat dit nog problematischer maakt is dat elke keer wanneer we een taak niet afronden er een deel van die taak in ons werkgeheugen wordt bewaard. Er wordt dus een klein deel van je focus gereserveerd voor die taak.

Wanneer we zeer veel kleine taken door elkaar starten, open we dus allemaal onafgewerkte lussen. Dit is het equivalent van 20 tabbladen in je browser te openen en niet af te sluiten omdat je ze nog later nodig hebt. Daardoor lopen onze breinen zo vaak vast en voelen we ons zo overweldigd. Zelfs de kleinste taak of simpelste vraag is er dan gewoon te veel aan.

Hieronder een visueel voorbeeld van dit fenomeen.

Omdat je voortdurend wisselt tussen kleine taken - hoe klein en onbenullig ze ook zijn- werk je nooit iets af en blijft er een residu over in je brein. De cirkels onder de nummers symboliseren onafgewerkte lussen. Uiteindelijk stapelen deze zich op en loopt je hoofd vol.

Daarnaast toont onderzoek aan dat elke keer als je gestoord wordt of aan iets anders begint, dat het terug 25 minuten duurt om opnieuw te focussen!

De oplossing is om slechts 1 taak tegelijk te doen én om gelijkaardige taken zoveel mogelijk te bundelen.

Waarom je je taken moet bundelen

Een van de grootste voordelen van niet meteen op alle binnenkomende vragen te reageren is dat deze veilig kunnen opstapelen in de achtergrond. Ook als iemand fysiek naar je toekomt, of tijdens een meeting iets vraagt kun je deze vraag/taak/actie toevoegen aan je todo-lijst om later op je gemak te bekijken. Hierdoor zal je de lus sluiten, zullen je hersenen gerust zijn dat deze taak geparkeerd staat voor later en kun je weer met een helder hoofd verder. Je hoeft dus zelden meer meteen op het moment alles moeten laten vallen om iets anders te doen. Je zult eindelijk zelf kunnen beslissen wanneer je doet en ook moeilijke taken op je gemak zonder afleidingen kunnen afwerken.

De meestvoorkomende grote informatiebronnen die opstapelen zijn meestal de volgende elementen: je todo-lijst, je emailinbox, en je chats. Al deze bronnen zijn dus ideaal -om zoveel mogelijk te bundelen en in één keer te verwerken.

Begin je werkdag altijd met de allermoeilijkste en belangrijkste taak eerst. Dan ben je nog het meeste helder én het voltooien of beginnen aan deze prioritaire taak zal je veel voldoening en extra motivatie geven voor de rest van je dag!

Ik geef hieronder een voorbeeld van hoe zo'n werkdag eruit kan zien:

Deze werkwijze maakt ook duidelijk dat je niet oneindig veel taken kunt inplannen op een dag. Dus kies maximaal 1-3 taken of acties die écht een verschil maken in je werk of organisatie en focus daarop. Dit zal sterk afhangen van wat voor een soort rol en positie je hebt met het aantal (verplichte) meetings. Dan wordt het dus nog belangrijker dat je de allerbelangrijkste taak voor die dag kiest!

Hieronder is een sterk visueel verschil tussen ad-hoc werken en je taken bundelen.

Ad-hoc werken verloopt dus gigantisch chaotisch. Herinner je dat bij elke switch je opnieuw 20 minuten nodig hebt om terug te focussen én dat elk onafgewerkte actie plaats blijft innemen in je werkgeheugen. Het is dan niet zo verwonderlijk dat we niets gedaan krijgen én we ons zo overweldigd voelen. Het contrast met taken bundelen kan niet groter zijn. Je ziet duidelijk hoeveel gestructureerder, efficiënter en professioneler het bundelen eruit ziet.

Niet alleen zorgt dit dat je je werkt beter doet, maar je zult meer doen met minder inspanningen én vaak zelfs sneller klaar zijn met je werk.

Het voordeel hiervan is dat je na je werkdag veel beter zult kunnen deconnecteren omdat er niet plots onafgewerkte taken en lussen vanuit je onderbewustzijn naar boven komen! Een betere deconnectie zal voor betere ontspanning zorgen en een betere ontspanning zal de volgende dag voor nog meer helderheid zorgen.

Je tijd en focus zijn enorm kostbaar. Niet alleen voor jezelf maar ook voor de organisatie waarvoor je werkt. Het is tijd dat we stoppen met het zo gemakkelijk op te geven en er met de nodige respect en aandacht om te gaan die het verdient.