Hoe je nooit meer iets vergeet en alles snel terugvindt (PKM)

"Waar heb ik dat nu weer gezet?" is mogelijks de zin die ik het meeste hoor tijdens een werkweek. Collega's die geen systeem hebben en alles ad-hoc ergens snel informatie plaatsen of wegschrijven, hebben het achteraf vaak moeilijk om deze informatie terug te vinden.

Een krachtig en handig systeem om snel al je notities, documenten en ideeën uit je dagelijks leven en werk terug te vinden is een Personal Knowledge Management Systeem (PKM).

Ondertussen zijn er al enkele jaren gepasseerd sinds ik dit voor mezelf heb opgezet. Ik overdrijf niet wanneer ik schrijf dat dit één van de grootste gamechangers is geweest. Dit systeem heeft mij enorm veel tijd en extra zoekwerk bespaard. Ik deel hier de versie die ik doorheen de loop van de jaren heb versimpeld. Het bespaart mij zoveel mogelijk zoektijd, zonder dat ik er teveel onderhoudwerk voor moet doen.

Ik ben ervan overtuigd dat dit iedereens organisatie van hun werk- en privéleven helemaal kan versimpelen.

Wat is een Personal Knowledge Management system (PKM)?

Ook gekend als een Second Brain, ondersteunt een PKM systeem de organisatie van van de informatie en bestanden die je nodig hebt voor je privé en werkleven. Omdat je alles op 1 centrale locatie bewaart, vind je met de zoekfunctie meteen wat je zoekt. Verder zorgt een vooraf bepaalde vaste structuur dat je perfect weet waar je wat moet klasseren en hoe je omgaat met nieuwe binnenkomende informatie.

Welke informatie bewaar je in een Personal Knowledge Management system (PKM)?

Voor mijn privéleven bewaar ik onder andere volgende documenten en gegevens:

• Documenten voor mijn huis, contracten en belangrijke aankoopbewijzen
• Informatie over auto-onderhoud, medische informatie, financiën, ...
• Ideeën, inspiratie, producten, links, artikels die ik wil bewaren
• Boeksamenvattingen, recepten, handleidingen, instructies, lijsten, templates
• ...

Voor mijn professioneel leven/werk bewaar ik o.a. volgende items:

• Vergadernotities
• Stand van zaken van alle lopende projecten
• Alle projectdocumentatie (timings, contracten, afspraken, ...)
• Instructies (bv: hoe en waar moet ik verlof vragen; waar vind ik collectieve sluitdagen, ...)
• Bedrijfsinformatie (templates, guidelines, checklists, regels, wie is wie, afkortingen, ...)

Wat zit er NIET in mijn PKM systeem?

• Mijn to-do's: hiervoor gebruik ik een specifieke to-do app
• Mijn foto's
• Wachtwoorden

Waarom heb je een personal Knowledge Management system (PKM) nodig?

Wanneer je geen standaard systeem en regels hebt hoe je je informatie verwerkt opslaat en beheert, dan herval je vaak in chaos. Ik zie 3 verschillende niveau's van chaos.

1.Al je informatie zit op verschillende locaties

Je zit in een call en schrijft snel iets op een post-it. Tijdens een vergadering schrijf je snel iets weg in een Word-document en je slaat het ergens willekeurig op. Daarnaast heb je nog een notitieboekje waar je soms zaken in noteert. Met je team gebruiken jullie verschillende Teams projecten waar ook nog bestanden opgeslagen zitten. Kortom: je informatie zit overal en nergens.

2.Je krijgt teveel verschillende versies van dezelfde documenten

Je begint aan een document en maanden later begin je helemaal opnieuw aan hetzelfde idee, maar dit keer in een ander document. Hierdoor heb je niet alleen twee verschillende versies, maar je verliest de inhoud van je vorig werk. Als je nog een maand later één van deze twee versies vindt, welke is dan de juiste?

3.Het ontbreken van simpele regels bezorgen je elke keer onnodige frictie

Doordat je geen vaste regels hebt hoe je informatie opslaat en verwerkt, moet je elke keer opnieuw beslissen hoe en waar je dit zult doen. Met een standaard systeem zoals een PKM bespaar je heel veel cognitieve denkkracht en kun je veel van je informatieverwerking onbewuster beginnen te doen, zodat je dit consequent doet én dus ook je systeem inhoudelijk beter kunt vertrouwen. Tot slot heb je door de chaos geen manier om je notities op te kuisen, waardoor de chaos alleen maar toeneemt met de tijd.

Welke software heb ik nodig voor een Personal Knowledge Management system (PKM)?

Er zijn veel aanbevelingen om complexe en gespecialiseerde software en tools te gebruiken voor een PKM, maar meer complexiteit zorgt voor meer opties en meer opties zorgen voor meer onderhoudswerk.

Daarbij loop je het risico met meer niche tools dat de ondersteuning hiervan op langetermijn niet gegarandeerd is. Je wilt net dat je systeem heel je leven lang kan meegaan, want hoe langer je het gebruikt hoe waardevoller het wordt.

Daarom ben ik een voorstander van één van de volgende simpele tools:

• Onenote
  • Ideaal voor als je het Office pakket hebt of als je op werk Microsoft gebruiken
  • Draait lokaal en is supersnel
  • Goede mobiele en desktop app
• Ik gebruik dit voor mijn werk PKM
• Apple Notes
  • Perfect voor Apple gebruikers
  • Goede mobiele en desktop app
  • Ik gebruik dit voor mijn persoonlijke PKM
• Notion
  • Handig als je verschillende soorten ecosystemen hebt (bv Apple, Windows, Android)
  • Goede mobiele en desktop app
  • Nadeel: kan soms wat trager zijn doordat informatie in de Cloud wordt opgeslagen

Hoe zet je je Personal Knowledge Management system (PKM) op?

Er zijn verschillende methodologieën afhankelijk van wat je doel is om met deze informatie te doen. Omdat dit artikel vooral gaat over de dagelijkse informatie van je privé- en werkleven te organiseren, is het PARA-framework van Tiago Forte uitstekend.

Het belangrijkste kernidee achter het PARA-framework is dat je je documenten en informatie niet per onderwerp organiseert, maar per uitvoerbaarheid. Tiago stelt voor om volgende hoofdmappen te gebruiken in je notitiesysteem:

0. Inbox
1. Projects
2. Areas
3. Resources
4. Archives

0.Inbox

Alle nieuwe relevante informatie die binnenkomt, die je tegenkomt of waar je aan begint, maak je eerst aan in een nieuwe notitie in de map "Inbox".

Hoe beslis je of je iets toevoegt aan je notitiesysteem?

Stel jezelf de vraag: "Zal mijn toekomstige ik dit in de toekomst nodig hebben of nuttig vinden?" Is het antwoord ja? Voeg het dan toe.

Nadat je klaar bent met je notitie, hoeft je niet meteen dit verder te sorteren. Je doet dit tijdens je vooraf bepaalde wekelijkse review momenten. Dit is een moment waarop je alle notities in je inbox verder sorteert of verwijdert.(Ik vertel hier straks meer over)

Het voordeel van niet meteen je notities sorteren is dat dit je heel veel tijd in het moment zelf uitspaart. Zeker wanneer je snel iets wilt toevoegen en het kwijt wilt zijn. Ook zorgt dit ervoor dat je de automatische reflex ontwikkelt waardoor je meteen alle relevante informatie direct in je inbox aanmaakt.

1.Projects

In deze hoofdmap, plaats je al je actieve projecten waar je op dit moment aan werkt of onderzoek naar doet. Dit is vooral een heel krachtige map voor mijn werkleven.

Hieronder is een fictief voorbeeld van wat én hoe de informatie in die map eruit kan zien:

• 1. PROJECTEN (hoofdmap)
  • Marketingadvertentie voor kerstmis (map)
    • Copywriting (notitie)
    • Printvereisten drukker (notitie)
    • Afbeeldingen (notitie)
    • Timings en andere afspraken (notitie)
  • Vacature nieuwe developer (map)
    • Vacature (notitie)
    • Meeting notes met HR collega (notitie)
    • CV Mohammed Tahiri (notitie)
    • CV Johan Jannsen (notitie)

Merk op dat je notities overzichtelijk blijven omdat je voor elk project een heel specifieke map maakt die gaat over een bepaalde projectfase of een heel concrete actie. En je notities probeer je zo "atomair" mogelijk te maken, met andere woorden: wat is de kleinst mogelijke vorm dat een notitie op zichzelf kan bestaan? Dit helpt om in een oogopslag te zien over welke soorten informatie je beschikt én deze gemakkelijk terug te vinden met de zoekfunctie.

Is het project afgerond?

Verplaats dan de map met het project naar de hoofdmap "4. Archives". Zo zie je enkel je actieve projecten en vind je sneller alles terug. Daarom is het van belang dat je je projecten niet te groot maakt en behapbaar in uitvoerbare fases. Het geeft veel voldoening wanneer je dit kunt afvinken door te verplaatsen naar je archieven.

Hierboven heb ik enkele fictieve voorbeelden uit mijn werkleven gegeven. Voor mijn privé-leven heb ik deze map al eerder gebruikt voor volgende zaken: Organisatie vrijgezellen, renovatie gastenkamer, aankoop nieuwe woning, skivakantie, ...

2.Areas

In deze hoofdmap plaats je alle "gebieden" of zaken waar je verantwoordelijk bent en waar niet per se een tijdsduur op geplakt kan worden zoals dit met een project wel kan.

Hieronder is een voorbeeld van enkele gebieden uit mijn privéleven met enkele notities:

• 2.AREAS (hoofdmap)
  • Auto (map)
• Groot onderhoud 3 september 23 (notitie)
• Garantiebewijs Carglass (notitie)
• Schadeattest verzekering (notitie)
• Bandenspanning waardes(notitie)
• Familie en geliefden (map)
  • Cadeau ideëen persoon X (notitie)
  • Adres persoon Y (notitie)
  • Bankrekeningnummer persoon Z (notitie)

Dezelfde regels als bij projecten gelden hier ook: probeer je notities zo atomair mogelijk te maken zodat je in één oogopslag meteen al je informatie kunt zien én gemakkelijk met de zoekfunctie kunt terugvinden.

Mappen in "Areas" zullen niet (zo snel) verplaatst moeten worden naar Archieven. Maar soms kan dat wel gebeuren als je bijvoorbeeld een nieuwe auto koopt. Start dan een nieuwe map voor je nieuwe auto en plaats de oude in de map "Archives".

3.Resources

In deze hoofdmap plaats je alle informatie die later relevant kunnen zijn als inspiratie of hulpmiddel.

Enkele voorbeelden uit mijn privéleven zijn:

• 3.RESOURCES (hoofdmap)
  • AI prompts (map)
  • Interessante producten/ wenslijst (map)
  • Fotoideëen (map)
  • Boekinzichten (map)
  • Recepten (map)
  • Templates (map)
  • Checklists (map)

4.Archives

Hier komen de projecten, mappen en informatie die je niet meer direct meer nodig hebt, maar misschien later nog zou willen kunnen raadplegen. Het voordeel is dat deze netjes uit je actieve mappen verdwijnen en alles net iets overzichtelijker maken.

Hoe onderhoud je je Personal Knowledge Management system (PKM)?

Omdat heel het doel van een PKM net is om je tijd uit te sparen en snel alles terug te vinden, raad ik een minimale onderhoud aan.

Het allerbelangrijkste en het enigste wat ik je aanraad om te doen is een wekelijkse review en verwerking van je INBOX map.

Kies een rustig moment, open je Inbox map en voer één van de volgende acties uit bij je notities:

• Is het nog altijd relevant? Soms lijkt ons iets interessant of nuttig in het moment zelf, maar wanneer we het even laten rusten en achteraf herbekijken niet meer. Dus als het niet meer relevant is => verwijderen
• Is het wel relevant? Waar past deze informatie dan het best? => verplaats de notitie naar een van de subfolders.
• Is er écht geen gepaste subfolder waaronder dit past? Als je denkt dat dit een nuttig project, area of resource kan worden, dan is dit een goed moment om een nieuwe submap aan te maken in een van deze categorieën. Maak dus niet op voorhand zoveel mogelijk projecten en mappen aan, maar enkel wanneer je effectief iets hebt om erin te plaatsen!

Ik sluit graag af met een laatste tip:

Negeer het als je notities er slordig uitzien. Probeer hier geen tijd in te steken. Besef dat dit een PERSOONLIJK systeem. Zolang het allemaal duidelijk is voor jou, is dat perfect! Zo kun je met zeer weinig moeite, een levensbibliotheek van kennis en notities opbouwen die je helpen met snel terug te vinden wat belangrijk is voor jou.

Wil je graag hulp met het opzetten van zo'n PKM systeem? Contacteer me dan voor een 1-on-1 sessie. Ik help je met plezier verder!